Д О В І Д К А

Проект

Донецька обласна державна адміністрація

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

Н А К А З

_{м. Донецьк}

Про затвердження

тарифів

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2004 № 1608 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 р. № 639, наказу Державного комітету архівів України від 29.12.2004 № 137

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити тарифи на платні послуги, що надає держархів Донецької області, що додається.

2. Затвердити розрахунок вартості працевитрат та відпускних цін на платні послуги, що надає держархів Донецької області, що додається.

3. Затвердити перелік громадян, що мають пільги по безкоштовному виконанню соціально-правових запитів, що додається.

4. Наказ директора архіву Донецької області від 05.06.2001 №10 «Про затвердження тарифів на архівні послуги» вважати таким, що втратив чинність.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор архіву Н.Д.Буценко

ОПИС

наданих платних послуг Держархівом Донецької області

1. Назва послуг.

1. Упорядкування документів в установах та підприємствах.

2. Оправлення справ.

3. Розробка номенклатур справ.

4. Виконання запитів соціально-правового характеру .

5. Методичне забезпечення та виготовлення копій документів .

Інформацію про послуги надано на web-сайті: www.donarc.nm.ru

2. Перелік потенційних споживачів послуг.

1. Громадяни.

2. Установи і організації.

3. Вчені та студенти .

4. Міжнародні суспільства та архівні установи.

3. Назва Державного органу, який надає послуги, тип і вид послуги .

1. Державний архів Донецької області.

2. Тип державних послуг; адміністративні та соціально-правового характеру.

3. Види послуг :

- упорядкування та оправлення справ та документів в установах та підприємствах;

- розробка номенклатур справ та методичне забезпечення ;

- виконання запитів соціально-правового характеру та виготовлення копій документів.

4. Нормативно-правове забезпечення надання послуги.

1. Наказ Державного Комітету архівів України від 29.12.2004 № 137 ”Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 р №639„ та оголошенням постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2004 року №1608 „Фінансово-економічному відділу Держкомархіву України та директорам Державних архівів областей розробити ціни на роботи та послуги, що виконуються державними архівами на договірних засадах”.

2. Наказ Головного архівного Управління України від 16.09.1999 № 59 „Про затвердження Порядку надання платних послуг державними архівними установами.”

3. Наказ Державного Комітету архівів України від 24.01.2001 № 6 „Про затвердження Порядку ціноутворення на роботи, послуги, що виконуються державними архівними установами”.

4. Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2004 року №1608 «Про внесення змін та затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами».

5. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

6. Положення Державного архіву Донецької області, яке затверджено Розпорядженням голови облдержадміністрації від 2 листопада 2004 року.

7. Наказ Головного архівного Управління при Раді Міністрів СРСР від серпня 1984 року №258 «Про затвердженні типових норм часу та виробітки на основі видів робіт , які виконуються в державних архівах».

8. Методичні рекомендації Головного архівного управління «Розробка комплексних норм часу на роботи, які виконуються у державних архівах».

9. Наказ Державного комітету архівів України від 19.01.2004 №9 «Розрахунок цін на роботи, послуги, що виконуються центральними державними архівними установами на договірних засадах».

Калькуляція підготовлена відповідно до методичних вказівок Порядку встановлення цін на роботи та послуги , які виконують архівні установи на договірних засадах , типовими нормами часу та виробітки на основні види робіт з документацією , а також документами особистого походження на бумажних носіях , які виповнюються держархівними установами.

В калькуляції врахована вартість трудовитрат всього технологічного процесу, необхідного для виповнення даного виду послуг, накладні витрати та обов’язкові відрахування.

Ціни калькуляції встановлені без обліку показників рентабельності.

5. Зміст послуг.

1. Упорядкування документів в установах та підприємствах.

Мета цієї послуги - упорядкувати на підприємствах документи, які підлягають довгостроковому збереженню.

До цієї послуги відносяться такі роботи, які пов’язані з процесом упорядкування . Повний перелік послуг додається на web-сайті Державного архіву Донецької області.

Невід’ємною частиною послуги по упорядкуванню документів є:

· систематизація документів, карток, справ по заголовках, за структурою, за тематикою, за роками;

· систематизація документів у межах фондів особового походження;

· проведення експертизи наукової і практичної цінності управлінської документації з поаркушним переглядом документів ;

· складання заголовків справ управлінської, творчої, особової документації;

· розброшурування невірно сформованих справ, вилучення скріпок;

· нумерація, перенумерація аркушів у справах, перевірка нумерації у стандартних та нестандартних справах;

· оформлення обкладинок справ чи титульного листа, вклеювання титульних і засвідчувальних аркушів;

· написання ярликів;

· формування в’язок справ, що підлягають зберіганню;

· складання передмов до опису фонду міського, районного, сільського значення;

· складання акту про виділення до знищення справ, які не підлягають зберіганню;

· складання акта на відсутні чи втрачені документи установи.

Послуга по упорядкуванню документів надається підприємствам та установам згідно їх звернення до Держархіва Донецької області. У такому випадку між підприємством та архівом підписується угода ,де вказані необхідні роботи та оплата за цю послугу.

Коли підприємство ліквідується, то така послуга надається згідно законодавства по ліквідуванню, або банкрутству підприємства .

2. Оправлення справ.

Мета цієї послуги - оправлення справ підприємств та установ у стандартні та нестандартні справи.

До цієї послуги відносяться роботи по оправленню документів різних розмірів ,як по кількості аркушів , так і по їх розмірам.

Послугами по оправленню справ користуються підприємства , які бажають мати порядок у документах та мають на ці послуги фінансування. Оправленню підлягають справи постійного довгострокового зберігання, з особового складу.

Для надання цієї послуги складається угода між підприємством та архівом, де вказується об’єм робіт, та попередня оплата за ці послуги.

3. Розробка номенклатурних справ.

Мета цієї послуги - розробка номенклатури справ підприємств та установ . В першу чергу ці послуги надаються установам , які передають документи на постійне довгострокове зберігання в держархіви області. Згідно номенклатури справ складаються описи справ на документи з подальшою передачею на зберігання. Для діючих підприємств та установ розробка номенклатур справ виповнюється згідно укладеної угоди .

До цієї послуги відносяться такі роботи :

· розроблення схем побудови номенклатури справ установ республіканського, обласного, міського, районного, сільського значення ;

· складання заголовків справи в номенклатурі справ;

· редагування заголовків номенклатури справ;

· оформлення номенклатури справ;

· передрук та звіряння після друкування описів, номенклатури справ.

4. Виконання запитів соціально-правового характеру .

Мета цієї послуги - виконання запитів населення та підприємств, установ соціально-правового, тематичного характеру. Ця послуга надається як юридичним особам, так і фізичним. До виконання запитів соціально-правового характеру відносяться такі роботи :

· виконання запитів підприємств з питань власності та майна ;

· виконання запитів громадян по метричним записам та питанням власності;

· виконання запитів громадян по адміністративно-територіальному поділу;

· видача архівних документів юридичним особам для експонування на виставках ,телепередачах та інших комерційних цілей;

· видача кінодокументів, фотодокументів, фотодокументів в тимчасове користування;

· виконання запитів генеалогічного характеру;

· підготовка теле- і радіопередач ;

· складання історичних довідок з історії населених пунктів, фабрик, заводів, та закладів.

Виконання запитів соціально-правового характеру - основна послуга держархіву. Надання послуги розпочинається з одержання запиту від громадян у формі заявки. В продовж місяця виконується запит .

При виконанні запитів соціально-правового характеру є перелік громадян, що мають пільги по безкоштовному виконанню соціально-правових запитів, а також громадян, які мають знижку на 50 %.

Крім громадян певної категорії пільги мають суди, державні, правоохоронні , контрольно-ревізійні, органи місцевого самоврядування, архівні довідки , які одержують архівні довідки безкоштовно.

5. Методичне забезпечення та виготовлення копій документів.

Мета цієї послуги-виготовити копії документів, по запитам населення .

До цих послуг відносяться такі роботи:

· надання науково-методичних консультацій та використання методичної літератури з питань діловодства та архівної справи;

· видача читацького квітка для роботи в читальному залі архіву :

· робота в читальному залі по розшуку відомостей генеалогічного характеру ;

· виготовлення копій документів для використання ;

· проведення екскурсій в сховищах , по держархіву;

· виготовлення відео-, кіно-, фотокопій ;

· приймання фото- ,відео- , кінодокументів особистого фонду на архівне зберігання.

6. Оплата за надання послуг.

На платні послуги, що надає держархів Донецької області розраховані тарифи. Повний перелік тарифів на платні послуги Держархіва Донецької області надано на web-сайті Держархіва.

Оплата за платні послуги може бути як по перерахуванню на банківський рахунок Держархіва, так на розрахунок готівкою. Для перерахування коштів на спеціальний фонд Держархіва підприємству або населенню виписується рахунок, де вказано сума за послугу та реквізити держархіва.

Розрахунок готівкою виконується згідно акта виповнених робіт .

За негативну відповідь на запит від населення та юридичних осіб плата не здійснюється.

7. Результат .

За реєстрацію запитів та результат відповіді на запити відповідає сектор діловодства. Завідуюча сектором реєструє всі вхідні документи в книзі реєстрації, а вихідні документи, в тому числі відповіді на платні запити, реєструються у комп’ютері, де нумерація документів надається автоматично.

Якщо плата за послуги надійшла на рахунок держархіва, зав. сектором відправляє поштою відповідь на запит. Населення або підприємство, які розрахувались готівкою, мають право забрати відповідь відразу після оплати.

8. Відповідальність за надання послуги.

В держархіві існує відділ збереження документів, обліку та довідкового апарату у функції якого входить видача документів із архівосховища для пошуку інформації. Відділ збереження відповідає за організацію екскурсій.

Відділ інформації та використання документів здійснює пошук запитуваної інформації та оформлення довідки. Цей відділ приймає заявки від громадян на особистому прийомі.

Відділ формування НАФ та діловодства займається научно-технічною обробкою документів і відповідає за упорядкування документів в установах та підприємствах.

Відділ формування планує роботу з підприємствами та заключає угоди на оправлення, упорядкування та обробку документів.

Канцелярія приймає заявки по пошті, реєструє, печатає та видає довідки.

Канцелярія відповідає за своєчасне та слушне реєстрування вхідної та вихідної пошти.

Кожний відділ на своєму рівні відповідає за надання платних послуг.

9. Схема внутрішнього моніторингу процесів надання послуги.

Показник за 1 півріччя 2005р	Відповідальний	Частота вимірів	Форма реєстрації	Рівень аналізу
Кількість зареєстрованих заяв на послуги	Зав.сектором Продан С.В.	1 раз в місяць	Комп’ютерна реєстрація
Кількість результативних послуг	Нач.відділу Максимчук Т.А.	1 раз в місяць	Комп’ютерна реєстрація
Кількість виданих документів з архівосховища	Нач.відділу Церковнікова Т.Г.	1 раз в місяць	Книга реєстрації
Кількість оброблених справ та договорів з установами	Нач.відділу Чиркова І.П. Костенко І.А	1 раз в місяць 1 раз в місяць	Книга реєстрації

Директор архіву Н.Д.Буценко

АНАЛІЗ ВПЛИВУ РЕГУЛЯТОРНОГО АКТА

Процесу надання платних послуг Держархівом Донецької області

I. ПРОБЛЕМА , ЯКУ ПЕРЕДБАЧАЄТЬСЯ РОЗВ”ЯЗАТИ ШЛЯХОМ ДЕРЖАВНОГО РЕГУЛЮВАННЯ.

Шляхом державного регулювання передбачається розв’язати проблему недостатнього фінансування архіву на необхідні видатки . Бюджет України 2005 року передбачає додаткове надходження фінансів за рахунок платних послуг , які надають бюджетні установи. Законом передбачено надання платних послуг бюджетними установами. Бюджетні установи не мають можливості розв’язати проблему недостатнього фінансування за допомогою ринкових механізмів .

II. ЦІЛЬ ДЕРЖАВНОГО РЕГУЛЮВАННЯ.

Ціль державного регулювання - надати можливість бюджетним установам самим заробляти кошти, які необхідні для функціонування бюджетної установи.

III. ОЦІНКА ПРИЙНЯТИХ АЛЬТЕРНАТИВНИХ ЗАСОБІВ ДОСЯГНЕННЯ ЦІЛЕЙ.

Альтернативними засобами досягнення цілей було зменшення витрат на утримання архіву, але в умовах підвищення цін на енергоносії та комунальні послуги цей засіб зменшення витрат не дійсний.

Господарський розрахунок та ринкові відносини для бюджетної установи не діють. На спонсорів та фінансову підтримку з іншого боку бюджетна установа теж не має права.

Отже, для нормального функціонування бюджетної установи існує один засіб достатнього фінансування -- надання платних послуг Держархівом Донецької області.

IV. МЕХАНІЗМ ЗАСТОСОВАНИЙ ДЛЯ РОЗВ’ЯЗАННЯ ПРОБЛЕМИ.

Для розв’язання проблеми Державний архів Донецької області пропонує надання платних послуг. Перелік платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів затверджено Постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2004 №1608 „ Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 № 639 „. Згідно цього переліку були розроблені тарифи на платні послуги. В розрахунок тарифів були включені фактичні витрати Державного архіву Донецької області.

Таким чином держархів частково покриває фактичні витрати на утримання установи за рахунок зменшення надходжень фінансування з бюджету України.

V. МОЖЛИВОСТІ ДОСЯГНЕННЯ ЦІЛЕЙ У РАЗІ ПРИЙНЯТТЯ РЕГУЛЯТОРНОГО АКТУ.

У разі прийняття регуляторного акту Державний архів Донецької області має можливість не тільки частково сплатити за енергоносії та комунальні послуги, але і розвиватись як установа, мета якої є збереження архівних документів та використання інформації.

VI. ОЧІКУВАНІ РЕЗУЛЬТАТИ ПРИЙНЯТТЯ АКТА.

У разі прийняття акта Державний архів Донецької області очікує самостійно заробляти кошти на необхідні господарські витрати. За рахунок зароблених коштів держархів планує частку зароблених грошей направити на економічний розвиток установи, покращення умов роботи, видавницьку роботу.

VII. ОБГРУНТУВАННЯ СТРОКУ ДІЇ АКТА.

Строк дії акта буде результативним до тих пір ,поки не буде нового підвищення цін на комунальні послуги та енергоносії. З кожним підвищенням цін на утримування установ необхідно прийняття нового регуляторного акту.

VIII. ПОКАЗНИКИ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТІ АКТА.

Показниками результативності акту може бути розмір фінансових надходжень до державного бюджету, рівень поінформованості суб’єктів господарювання з основних положень акта .

IX. ЗАХОДИ , З ДОПОМОГОЮ ЯКИХ ЗДІЙСНЮЄТЬСЯ ВІДСТЕЖЕННЯ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТІ АКТА .

Відстеження результативності акта може здійснюватися за допомогою економічного аналізу , який виявить , наскільки результати регуляторного акту дійсно допомагають установі у розвитку . Якщо економічний аналіз покаже на не результативність цього акту , то необхідно розробити нові тарифи на платні послуги. Новий регуляторний акт повинен включати в себе всі необхідні фактичні витрати ,для того щоб більш ефективними та результативними були економічні показники установи.

Затверджено

наказом директора держархіву

Донецької області від 27.03.2006 №

Т А Р И Ф И

на платні послуги, що надає

держархів Донецької області.

№ п/п

Найменування видів послуг

Одиниця виміру

Розмір тарифів

в гривнях

1.Упорядкування документів в установах та підприємствах.

1.1.	Складання історичних довідок на фонди установ, організацій обласного значення	1 іст.	506,79
1.2	Складання історичних довідок на фонди установ, організацій міського і районного значення	1 іст.	190,04
1.3	Складання історичних довідок на фонди сільських і селищних рад	1 іст.	63,34
1.4	Складання планів упорядкування документів і справ установ міського, районного, сільського значення	1 план	126,70
1.5	Систематизація справ до проведення експертизи цінності документів по фондах	1000 од. зб.	82,35
1.6	Систематизація справ до проведення експертизи цінності документів у середині фонду по роках, структурних частинах і групах	100 од. зб.	21,12
1.6.1.	Систематізація карток до справ по заголовках : - за структурою ; - за тематикою; - за роками.	100 од. зб	15,84
1.7	Систематизація документів по основних групах у межах фондів особового походження	100 док.	63,34
1.8	Проведення експертизи наукової і практичної цінності управлінської документації з поаркушним переглядом документів	100 од. зб.	253,40
1.9	Проведення експертизи наукової і практичної цінності управлінської документації без поаркушного перегляду документів	100 од. зб.	57,61
1.10.	Проведення експертизи наукової і практичної цінності документів з особового складу, у т.р.: особових справ з поаркушним переглядом	100 од. зб.	158,38
1.11	Проведення експертизи наукової і практичної цінності документів з особового складу, у т.р.: особових справ без поаркушного перегляду	1000 од. зб.	253,40
1.12	Систематизація аркушів у справі з машинописним (без виправлення) або розбірливим рукописним текстом	100 л.	5,28
1.13.	Систематизація аркушів у справі з машинописним або рукописним текстом з виправленнями, що затруднюють прочитання	100 л.	7,91
1.14	Складання заголовків справ управлінської документації	100 заг.	316,74
1.14.1	Складання заголовків справ творчої документації	100 заг.	380,09
1.14.2.	Складання заголовків справ документів особового походження	100 заг.	50,68
1.15	Складання заголовків на особові справи	100 заг.	53,85
1.16	Складання внутрішніх описів документів у справах	100 заг.	84,45
1.17	Розброшурування невірно сформованих справ, вилучення скріпок	100 од.зб.	79,19
1.18	Нумерація аркушів у справах	1000 арк.	25,34
1.19	Нумерація аркушів у справах нестандартних за форматом	1000 арк.	57,58
1.20	Перенумерація аркушів у справах	1000 арк.	37,25
1.21	Перенумерація аркушів у справах нестандартних за форматом	1000 арк.	70,31
1.22	Перевірка нумерації в справах	1000 арк.	11,52
1.23	Перевірка нумерації у справах нестандартних за форматом	1000 арк.	25,34
1.24	Оформлення обкладинок справ при наявності друкарської обкладинки чи титульного листа	100 обк.	97,45
1.25	Оформлення обкладинок справ чи титульного листа	100 обк.	126,70
1.26	Оформлення обкладинок особових справ	100 обк.	42,22
1.27	Вклеювання титульних і засвідчувальних аркушів	100 арк.	97,47
1.28	Написання ярликів	100 ярл.	42,22
1.29	Формування в'язок справ, що підлягають зберіганню	100 од.зб.	15,84
1.30	Переміщення справ у процесі впорядкування з архівосховища в робочу кімнату	100 од.зб.	12,66
1.31	Складання рукописних описів	100 заг.	63,34