Звернення від громадян надходять до держархіву області на особистому прийомі та поштою. На виконання приймаються також запити, надіслані в архів електронною поштою. Роботу по реєстрації і розгляду звернень громадян здійснює відділ інформації та використання документів та сектор документоведення. архів використовує електронну базу даних по реєстрації звернень та надання відповідей на них. Реєстрація звернень громадян України і іноземних громадян ведеться окремо. Всього розглянуто звернень громадян 4914 (на 21% менше порівняно з 2008 р.), з них з позитивним результатом – 2328 (47% від загальної кількості), направлено за належністю – 334 (7%). Процент позитивних відповідей порівняно з минулим роком незмінний. Основна тематика запитів: підтвердження прав на майно за рішеннями виконкомів (27 % від загальної кількості); актові записи цивільного стану (25%); підтвердження стажу і суми заробітної плати (23%); біографічні відомості, відомості з історії виникнення установ чи населеного пункту (11%); адміністративно-територіальний поділ (5%); підтвердження депутатської діяльності (3%); нагородження орденами, медалями СРСР та присудження почесних звань(2%); генеалогія (2%);вивезення до Німеччини (1 %); підтвердження факту репресії (1 %).З листопада 2009 р. спостерігається тенденція збільшення кількості запитів про підтвердження прав на земельні ділянки в зв'язку з затвердженням постанови Кабінету Міністрів від.05.08.2009 №844 "Деякі питання реалізації права власності на землю громадянами України"Порушень строку розгляду звернень громадян не було. Прийом громадян у держархіві проводиться згідно затвердженого графіку, на першому поверсі в окремому кабінеті. Ведеться журнал особистого прийому громадян. У 2009 р. прийнято 3640 чоловік (на 7% менше порівняно з 2008 р.). Виїзні прийоми не ведуться в зв'язку з відсутності необхідності в їх проведенні.У вестибюлі архіву розміщені інформаційні стенди, зразки оформлення заяв. На особистому прийомі, по телефону і в режимі on-line надаються консультації з питань отримання довідок. Всього надано 3035 консультацій. У березні 2009 р. проведений аудит роботи відділу інформації та використання документів. Інформація про проведення аудиту заслухана на колегії архіву. На виконання Указу Президента України від 07.02.2008 №109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" вжити додаткові заходи щодо поліпшення роботи зі зверненнями громадян. Придбані для працівників іменні бейджики, розміщені схеми розташування кабінетів, у тому числі читального залу і туалету, на дверях кабінетів вивішені таблички із зазначенням назв відділів, вказані поверхи. На сайті архіву розміщений перелік ліквідованих підприємств, документи з особового складу яких зберігаються у трудових і приватних архівах. Держархів області контролює і консультує архівні відділи міськрад і райдержадміністрацій з питань роботи із зверненнями громадян, складанню довідок. У 2009 р. розпочата робота по складанню і передачі до держархіву області переліків документів з особового складу ліквідованих підприємств та організацій, що зберігаються у приватних архівах і правонаступників. На даний момент перелік документів приватних архівів переданий лише архівним відділом Донецької міськради. Перелік розміщений на сайті держархіву області.Постійно діє сторінка "Звернення громадян". В режимі on-line надаються консультація і роз'яснення з найбільш актуальних питань, що хвилюють громадян. За допомогою електронної пошти приймаються запити. Всього протягом 2009 р. розглянуто 200 звернень, що надійшли електронною поштою (на 53% більше порівняно з 2008 р.). Основна тематика таких запитів: генеалогічний пошук і наведення конкретних довідок про народження, одруження, смерть. Більшість запитів, що надійшли електронною поштою, це запити від громадян Російської Федерації.Двоє працівників відділу інформації та використання документів пройшли підвищення кваліфікації у Донецькому обласному центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій з тематики "Українське ділове мовлення" і "Підвищення ефективності роботи із зверненнями громадян". У жовтні 2009 р. проведено оцінювання рівня роботи із зверненнями громадян згідно Методики, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 №630. За результатами оцінювання рівень організації роботи із зверненнями громадян у держархіві області відповідає вимогам, установленим законодавством.
Нач.відділу
Т.А.Максимчук