Государственная архивная служба Украины
Государственный архив Донецкой области
Адрес архива: пр.Ломоносова, 156, г.Константиновка, Украина, 85102, тел. (06272)2-52-05;
прием граждан: ул.6-го Сентября,10 (каб.31), г.Константиновка, Украина, 85102, тел. (06272)2-15-42


E-mail: archive_dn@arch.gov.ua
 



    Яндекс.Погода



Яндекс.Метрика
Консультации юридическим лицам



Разъяснения относительно исполнения адвокатских запросов архивными учреждениями

[Последнее обновление 03.08.2016]

Государственный архив приостановил деятельность по исполнению функций использования документов с 08.12.2014, так как документы остались в г. Донецк, на территории временно неподконтрольной органам государственной власти Украины.

Для регистрации адвокатского запроса к нему необходимо приложить заверенные адвокатом копии следующих документов:
• копия свидетельства о праве на занятие адвокатской деятельностью;
• копия ордера или поручения органа (учреждения), уполномоченного законом на предоставление безоплатной правовой помощи;
• или копия договора на предоставление правовой помощи;
• номер контактного телефона и E-mail.
Срок исполнения адвокатского запроса, касающегося документов, которые не хранятся в государственном архіве, составляет до 5 рабочих дней.
Срок исполнения адвокатского запроса, требующего предоставления значительного объёма информации или требующего поиска информации среди большого количества данных, исполняется в срок до двадцати рабочих дней, о чём адвокату сообщается письменно или на личном приёме уполномоченным сотрудником архива.
Архивные справки, выписки, копии предоставляются архивом безоплатно:
1) если они необходимы для социальной защиты граждан, в соответствии с ч.2 ст.35 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях»,
2) если к запросу прилагается копия ордера или поручения на предоставление безоплатной правовой помощи.
Исполнение тематических, персональных (об установлении родственных или семейных связей), наследственных, имущественных запросов архив осуществляет как платную услугу.
Адвокату, при наличии производственых возможностей, может быть предложено провести самостоятельный поиск по документам архива в читальном зале.



Отбор документов и подготовка описей дел, подлежащих передаче в архивные учреждения в связи с ликвидацией или реорганизацией предприятия

[Последнее обновление 03.08.2016]

Вниманию руководителей трудовых и частных архивов,
предприятий, учреждений, организаций !!!

Приказом Министерства юстиции Украины от 14.03.2013 № 430/5 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 18.03.2013 № 428/22960), утвержден и введен в действие "Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не принадлежащих к источникам формирования Национального архивного фонда" . Этот Перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми учреждениями, предприятиями, организациями, которые не относятся к источникам формирования Национального архивного фонда (далее - организации) при отборе документов и подготовке описей дел, подлежащих передаче в архивные учреждения в связи с ликвидацией или реорганизацией предприятия.



Порядок обращения в архив для проведения экспертизы ценности документов

Согласно пункта 14 главы 1 раздела IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждены приказом Министерства юстиции Украины №1000/5 от 18.06.2015, зарегистрированы в Министерстве юстиции Украины 22 июня 2015 года за № 736/27181) вновь созданные учреждения, независимо от формы собственности, должны не позднее одного года с начала деятельности подать одобренную ЭК учреждения номенклатуру дел на рассмотрение ЭПК (ЭК) соответствующего государственного архивного учреждения, архивного отдела городского совета, в зоне комплектования которых они находятся, для проведения экспертизы ценности документов с целью их возможного отнесения к Национальному архивному фонду



Порядок и условия согласования номенклатуры дел

Учреждения, в деятельности которых образуются документы НАФ, в дальнейшем подают свою номенклатуру дел на рассмотрение ЭПК (ЭК) соответствующего государственного архивного учреждения, архивного отдела городского совета, в зоне комплектования которых они находятся.
Учреждения, в деятельности которых не образуются документы НАФ, подают номенклатуру дел ЭК органа высшего уровня (при наличии). В случае отсутствия учреждения высшего уровня номенклатура дел одобряется собственной ЭК.



Порядок согласования описей дел

Согласно пунктов 2, 3 главы 2 раздела IІV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждены приказом Министерства юстиции Украины №1000/5 от 18.06.2015, зарегистрированы в Министерстве юстиции Украины 22 июня 2015 года за № 736/27181) (далее – Правила), годовая сводная опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, которые после одобрения ЭПК соответствующего государственного архива утверждаются руководителем учреждения. Один экземпляр направляется государственному архиву (архивному отделу городского совета), в зоне комплектования которого находится учреждение. Второй – хранится, как неприкосновенный в архиве учреждения. Третий и четвертый экземпляры описи используются архивом и службой делопроизводства для текущего поиска дел, и в случае их передачи на постоянное хранение поступают в государственный архив (архивный отдел городского совета).
Учреждения, хранящие документы НАФ постоянно у себя, составляют годовые разделы сводной описи дел постоянного хранения в двухм экземплярах.
Согласованные ЭПК соответствующего государственного архива описи, утверждает руководитель учреждения. Первый экземпляр описи хранится в архиве учреждения, а второй – в службе делопроизводства.
В соответствии с пунктами 9, 10 главы 4 раздела IІV Правил , описи дел по кадровым вопросам (личному составу) учреждений, в деятельности которых образуются документы НАФ, составляются в трех экземплярах. Согласованные ЭПК соответствующего государственного архива описи утверждает руководитель учреждения. Первый экземпляр годового раздела описи хранится в архиве учреждения как неприкосновенный, а второй является рабочим и используется в практической работе. Третий - направляется для контроля в государственный архив (архивный отдел городского совета), в зоне комплектования которого находится учреждение.
Описи дел по кадровым вопросам (личному составу) учреждений, в деятельности которых не создаются документы НАФ, составляют в двух экземплярах. После согласования описей ЭПК государственного архива или ЭК архивного отдела районной, районных в городах Киеве и Севастополе государственных администраций, городского совета, утверждает руководитель учреждения. Первый экземпляр годового раздела описи хранится в архиве учреждения как неприкосновенный, а второй является рабочим и используется в практической работе.




Организация уничтожения документов

Согласно пунктов 1, 3, 4 главы 3 раздела V Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждены приказом Министерства юстиции Украины №1000/5 от 18.06.2015, зарегистрированы в Министерстве юстиции Украины 22 июня 2015 года за № 736/27181) (далее – Правила), на основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению, в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве учреждения, составляется акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, по форме, приведенной в приложении 15 настоящих Правил.
Учреждения, в деятельности которых образуются документы НАФ, подают одобренные ЭК акты учреждения об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, вместе с описями дел постоянного хранения и по кадровымвопросам (личному составу) на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения,ЭК архивного отдела городского совета, в зоне комплектования которого находится учреждение.
Учреждения, в деятельности которых не образуются документы НАФ, подают одобренные ЭК акты учреждения об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, вместе с описями дел по кадровым вопросам (личному составу) на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения, ЭК архивного отдела городского совета, в зоне комплектования которого находится учреждение.



Условия хранения документов
Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждены приказом Министерства юстиции Украины №1000/5 от 18.06.2015, зарегистрированы в Министерстве юстиции Украины 22 июня 2015 года за № 736/27181), определены требования к условиям хранения архивных документов, а именно:
- глава 1 раздела VІІІ- требования к помещениям архива;
- глава 2 раздела VІІІ- обеспечение пожарной безопасности архива;
- глава 3 раздела VІІІ- температурно-влажностный и световой режимы в архиве;
- глава 4 раздела VІІІ- санитарно-гигиенический режим в архиве;
- глава 5 раздела VІІІ- оборудование архива;
- глава 6 раздела VІІІ– размещение дел в архивохранилищах.


Государственный архив Донецкой области © 2016 г.