Державна архівна служба України
    Державний архів Донецької області
 
 
 






Яндекс.Метрика
Консультації юридичним особам



Роз’яснення щодо виконання адвокатських запитів архівними установами

[Останнє оновлення 03.08.2016]

Державний архів призупинив діяльність по виконанню функцій використання документів з 08.12.2014, так як архівні документи залишилися в г. Донецк, на території тимчасово непідконтрольною органам державної влади України.

                                 
Для реєстрації адвокатського запиту до нього необхідно додати завірені адвокатом копії таких документів:
                      • копія свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю;
                      • копія ордера або доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги;
                      • або копія договору на надання правової допомоги;
                      • номер контактного телефону та E-mail.
                
Термін виконання адвокатського запиту, що стосується документів, які зберігаються в державному архіве, становить до 5 робочих днів.                 
Термін виконання адвокатського запиту, що вимагає надання значного обсягу інформації або що вимагає пошуку інформації серед значної кількості даних, виповнюється в термін до двадцяти робочих днів, про що адвокату повідомляється письмово або на особистому прийомі підписом уповноваженого працівника архіву.                 
Архівні довідки, виписки, копії надаються архівом безоплатно:                 
1) якщо вони необхідні для соціального захисту громадян, відповідно до ч.2 ст.35 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»,                 
2) якщо до запиту додається копія ордера або доручення на надання безоплатної правової допомоги.                 
Виконання тематичних, персональних (про встановлення родинних або сімейних зв'язків), спадкових, майнових запитів архів здійснює як платну послугу.                 
Адвокату, при наявності виробничих можливостей, може бути запропоновано провести самостійний пошук за документами архіву в читальному залі.



Відбір документів та підготовка описів справ, що підлягають передаванню до архівних установ у зв’язку з ліквідацією або реорганізацією підприємства

[Останнє оновлення 03.08.2016]

До уваги керівників трудових, приватних архівів,
підприємств, установ, організацій !!!

Наказом Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 березня 2013 р. за № 428/22960) затверджено та введено в дію "Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду" . Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма установами, підприємствами, організаціями, що не належать до джерел формування Національного архівного фонду (далі - організації) при відборі документів та підготовці описів справ, що підлягають передаванню до архівних установ у зв’язку з ліквідацією або реорганізацією підприємства.



Порядок звернення до архіву для проведення експертизи цінності документів

Згідно з пунктом 14 глави 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , (затвердженні наказом Міністерства юстиції України №1000/5 від 18.06.2015, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181), новостворені установи незалежно від форми власності, повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК установи номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду.



Порядок і умови погодження номенклатури справ

Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, у подальшомуподають свою номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державноїархівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якихвони перебувають.
Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подаютьноменклатуру справ ЕК органу вищого рівня (за наявності). У разі відсутностіустанови вищого рівня номенклатура справ схвалюється власною ЕК.



Порядок погодження описів справ

Згідно з пунктом 2, 3 глави 2 розділу IІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , (затвердженні наказом Міністерства юстиції України №1000/5 від 18.06.2015, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181), річний зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕПК відповідного державного архіву затверджуються керівником установи. Один примірник направляється державному архіву (архівному відділу міської ради), у зоні комплектування якого перебуває установа. Другий – зберігається як недоторканний в архіві установи. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державного архіву (архівного відділу міської ради).
Установи, що зберігають документи НАФ постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках.
Погоджені ЕПК відповідного державного архіву описи затверджує керівник установи. Перший примірник опису зберігається в архіві установи, а другий – у службі діловодства.
Згідно з пунктом 9, 10 глави 4 розділу IІV Правил , описи справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких утворюються документи НАФ, складають у трьох примірниках. Погоджені ЕПК відповідного державного архіву описи затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі.
Третій надсилається для контролю державному архіву (архівному відділу міської ради), у зоні комплектування якого перебуває установа.
Описи справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких не створюються документи НАФ, складають у двох примірниках. Після погодження описів ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради їх затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі.




Організація знищення документів

Згідно з пунктами 1, 3, 4 глави V 3 розділу Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях на підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи, складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 15 до цих Правил.
Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕПК (ЕК) державно їархівної установи,ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.
Установи, у діяльності якихне утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.




Умови зберігання документів
Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , визначено вимоги до умов зберігання архівних документів, а саме:
- глава 1 розділу VІІІ - вимоги до приміщень архіву;
- глава 2 розділу VIII – забезпечення пожежної безпеки архіву;
- глава 3 розділу VIII - температурно-вологісний і світловий режими в архіві;
- глава 4 розділу VIII - cанітарно-гігієнічний режим в архіві;
- глава 5 розділу VIII – обладнання архіву;
- глава 6 розділу VIII – розміщення справ в архівосховищах.


Державний архів Донецької області © 2016 р.