Державна архівна служба України
Державний архів Донецької області
Адреса архіву: пр.Ломоносова, 156, м.Костянтинівка, Україна, 85102, тел. (06272) 2-52-05;
прийом громадян: ул.6-го Вересня,10 (каб.31), м.Костянтинівка, Україна, 85102, тел. (06272)2-15-42


E-mail: archive_dn@arch.gov.ua
  Eng
 






Яндекс.Метрика
Звернення громадян


 
Загальна інформація

Державний архів Донецької області надає велику увагу виконанню запитів фізичних та юридичних осіб, спрямованих на забезпечення їх прав і законних інтересів.

Робота зі зверненнями громадян у держархіві області ведеться у відповідності з вимогами Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування".

Обов'язки по роботі зі зверненнями громадян в держархіві Донецької області покладено на відділ використання інформації документів.
Відділ використання інформації документів держархіву Донецької області:
  • здійснює прийом громадян;
  • забезпечує надання архівних довідок за заявами громадян і організацій;
  • надає консультації по телефону: (06272) 2-52-05;
  • забезпечує роботу читальних залів.

    При розгляді запитів громадян у першу чергу виконуються запити найменш соціально захищених верств населення, Героїв, інвалідів та ветеранів Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр., ліквідаторів на ЧАЕС, багатодітних сімей, самотніх матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

    Консультації громадянам надаються на прийомі, у телефонному режимі та електронною поштою.

    Питання роботи зі зверненнями громадян щорічно розглядаються на засіданнях колегії.
    Держархів області інформує про роботу зі зверненнями громадян облдержадміністрацію та Державну архівну службу України.

  •  
    Соціально-правові запити (безкоштовні)

    Соціально-правовий запит стосується надання необхідної інформації для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб.

    Перелік соціально-правових запитів, які виконуються безкоштовно:
    1. Трудовий стаж і заробітна плата;
    2. Освіта і навчання;
    3. Депутатська діяльність;
    4. Нагороди, присвоєння почесних звань;
    5. Присудження наукових ступенів, вчених звань;
    6. Репресії, розкуркулювання, позбавлення волі і виборчих прав (включаючи конфіскацію майна);
    7. Перебування в евакуації, на окупованій території, в концтаборі, угон в Німеччину;
    8. Адміністративно-територіальні зміни (перейменування області, районів, міст).

     
    Запити трудового характеру

    Для підтвердження трудового стажу, разміру заробітной плати, навчання слід звертатися до тієї установи, організації, підприємства, учбовий заклад, де особа працювала або вчилася.
    Документи з особового складу (накази, особові рахунки, особові справи, відомості про нарахування заробітної плати) зберігаються в установах, підприємствах, організаціях на протязі 75 років і не підлягають передачі в державні архівні установи.
    Якщо установа, організація, підприємство реорганізовано, необхідно звертатися до правонаступника або в організацію вищого рівня, куди й повинні передаватися документи з особового складу.
    Якщо установа, організація, підприємство ліквідовано, документи передаються на зберігання в трудові архіви міських та районних рад або в приватні архіви.


    За інформацію про заробіток та трудовий стаж працівників партійних та комсомольських органів (обласного, міських, районних комітетів компартії і комсомолу) слід звертатися в державний архів Донецької області.



    Списки ліквідованих підприємств:

    Список ліквідованих підприємств, документи з особового складу яких знаходяться на зберіганні в трудових архівах, приватних архівах та у правонаступників (документи, які залишилися в архівах на території непідконтрольнsq органам державної влади України, станом на 2014 рік)           [Оновлено 26.01.2017]

    Список ліквідованих підприємств Донецької області, документи з особового складу яких знаходяться на зберіганні в трудових архівах, приватних архівах та у правонаступників           [Оновлено 26.01.2017]

    Список підприємств, ліквідованих у січні-березні 2011 року

    Списки підприємств, які знаходяться в процедурах розпорядження майном, санації, ліквідації станом на:
    01.02.2011,       01.03.2011,       01.04.2011

    Список ліцензованих арбітражних керівників, що зареєстровані і не зареєстровані управлінням з питань банкрутства в Донецькій області, Державним департаментом з питань банкрутства станом на:
    01.02.2011,       01.03.2011,       01.04.2011

     

     
    Тематичні запити

    Держархів області виконує тематичні запити, які стосуються надання інформації з певної проблеми, теми за визначений хронологічний період, та встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.
    Це стосується зокрема таких питань, як:
  • виділення земельних ділянок установам, організаціям та приватним особам в Донецькій області;
  • надання копій рішень, розпоряджень та постанов уповноважених органів (виконавчих комітетів Донецької обласної, районних, селищних та сільських рад народних депутатів), а також окремих управлінь Донецької області;
  • створення, будівництво заводів, фабрик, заснування навчальних закладів та інших організацій та підприємств.

  • Всі запити тематичного характеру виконуються на платній основі.

     
    Запити щодо актів цивільного стану та підтвердження родинних стосунків

    У держархіві зберігаються метричні книги ХІХ - початку ХХ сторіччя різних конфесій: православної, римо-католицької, лютеранської, іудейської, молитвенних домів християн-баптистів тощо. Метричні книги зібрані у фонди церков тих населених пунктів Катеринославської губернії, Харьківської губернії та Області Війська Донського, які на данний час входять до складу Донецької області.
    Згідно з цими книгами можливо підтвердити факт народження, одруження або смерті.

    Якщо факт народження, одруження або смерті був зареєстрований після 1920 року (на території сучасної Донецької області), громадяни можуть отримати відповідь або фахову консультацію у відділі реєстрації актів цивільного стану обласного управлінні юстиції (вул.Університетська, 13).

     
    Порядок звернень громадян та їх особистого прийому, звернення електронною поштою

    Громадяни можуть звертатися за наданням необхідної інформації особисто в держархів області або посилати запити у вигляді письмових заяв поштою.

    Також запит можна відправити по эелектронной поштою (archive_dn@arch.gov.ua)
    Звернення, надіслані електронною поштою, реєструються в тому випадку, якщо вони оформлені у відповідності з вимогами викладеними в ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» №393 / 96-ВР від 2 жовтня 1996 року, а саме:
    На зареєстроване звернення відповідь надається на бланку державного архіву.

    По електронній пошті громадяни можуть скористатися послугою архіву з надання консультацій для роз'яснень про наявність документів та роботи архіву. Відповідь на таке звернення подається не на бланку.
    Нашу електронну адресу: archive_dn@arch.gov.ua .

    Прийом громадян проводиться директором держархіву, його заступниками в робочих кабінетах, начальником і спеціально призначеними працівниками відділу використання інформації документів у кімнаті прийому громадян відповідно до затвердженого графіка.
    Прийом та консультація фізичних та юридичних осіб здійснюється безкоштовно.
    Особистий прийом жінок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України здійснюється першочергово. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, постраждалі внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.
    Під час особистого прийому громадянин повинен пред'явити документ, що засвідчує його особу.
    На прийомі визначається зміст виниклого питання, до яких посадових осіб чи державним архівним установам громадянин звертався і яке було прийнято рішення, вивчаються документи, інші матеріали, які надаються громадянами для обґрунтування свого звернення.
    У разі, якщо виник у громадянина питання вирішити на особистому прийомі не представляється можливим через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано можливість викласти його у формі письмової заяви.
    Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

    Заяви також можна надсилати поштою.
    У заяві має бути чітко зазначено прізвище, ім'я, по-батькові заявника, його місце проживання, привід, з якого людина звертається до архіву, поштова адреса. У разі необхідності мають бути додані ксерокопії пояснюючих документів, паспорта, трудової книжки. Письмове звернення має бути надруковане або написане від руки розбірливо і чітко, підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.
    Для реєстрації і виконання запиту необхідна поштова адреса заявника. Без поштової адреси та підпису заявника запит на виконання не приймається, заяви не розглядаються.
    Також можна повідомити номери телефонів заявника та електронну адресу.

    Надання послуг працівниками здійснюється державною (українською) або регіональною (російською) мовами згідно з нормами Закону України "Про засади державної мовної політики".
    Громадянам забезпечується право подавати усні чи письмові заяви та отримувати відповіді на них державною (українською) або регіональною (російською) мовами за їх бажанням.

    Працівники архіву під час виконання своїх службових повноважень зобов’язані неухильно дотримуватись вимог Закону України "Про правила етичної поведінки" та загальновизнаних етичних норм.

    Для оформлення заяви можна скористатися нижченаведеними зразками заяв.


     
    Оформлення запитів про народження, шлюб, смерть

    В запиті про народження повинні бути вказані: обов'язково рік народження, місце народження, бажано повне ім'я (прізвище, ім'я, по батькові) народженого і імена батьків, якщо вони відомі. Якщо запитується народження жінки, то треба вказати її дівоче прізвище.
    В запиті про шлюб повинні бути вказані: обов'язково рік і місце одруження, повні імена тих, що вступили в шлюб (для жінок - дівоче прізвище).
    В запиті про смерть повинні бути вказані: обов'язково рік і місце смерті, повне ім'я померлого.
    До запиту необхідно додати копії документів, що підтверджують родинні зв'язки (копії свідоцтв про народження, шлюб, смерть).

    Вартість однієї архівної довідки про одну людину (народження чи шлюб чи смерть) – 93,02 грн.
    При позитивному результаті (складанні довідки) надсилається рахунок на сплату. Архівна довідка надсилається після сплати за рахунком. Довідка оплачується тільки при позитивній відповіді.
    При негативній відповіді надсилається безкоштовне повідомлення про відсутність даних.

     
    Графіки прийому громадян в держархіві Донецької області

    Графік прийому громадян працівниками відділу використання інформації документів:

  • Понеділок - п'ятниця - 9:00 - 15:00. (кабінет №501)


    Графік особистого прийому громадян керівництвом держархіву Донецької області:

  • Кабінет № 502
    Пирожкова
    Наталя
    Вікторівна
    В. О. директора архіву
    II и IV вівторок місяця - 09:00 - 12:00


     
    Розгляд звернень громадян та виконання запитів

    Розгляд звернень громадян здійснюється згідно з нормами Закону України "Про звернення громадян".

    Письмові заяви громадян розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.
    Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).
    Відповідно до ст.20 Закону України "Про звернення громадян" звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації. Якщо в місячний термін вирішити питання неможливо, то керівництвом держархіву термін його вирішення може бути подовжений до 45 календарних днів з обов’язковим повідомленням заявника.
    Негативні відповіді, які повідомляють про відсутність інформації або документів, надаються архівом безкоштовно.

    На виконання звернень громадян у більшості випадків надаються архівні довідки, архівні копії та архівні витяги.
    Архівна довідка – підготовлений за запитом і офіційно засвідчений архівом документ, що має юридичну силу і містить інформацію про предмет запиту на підставі документів архіву із зазначенням їх пошукових даних.
    Архівна копія – офіційно засвідчений архівом документ, що містить точне відтворення тексту або зображення архівного документа.
    Архівний витяг – офіційно засвідчений архівом документ, що містить точне відтворення частини тексту або зображення архівного документа.

    В архівній довідці про народження вказуються дата народження, дата крещення, повні імена батьків, місце їх проживання, віросповідання.
    В архівній довідці про шлюб – дата одруження, імена тих, що вступають у шлюб, їх вік, місце проживання, віросповідання.
    В архівній довідці про смерть – дата смерті, причина смерті, вік.

    Для іноземних громадян виконання запиту може бути продовжено до 3-х місяців.

    Довідки, копії, витяги, надані держархівом області, є підставою для отримання передбачених законодавством пільг та компенсаційних виплат.


     
    Аналітична та звітна інформація

    Інформація про підсумки роботи зі зверненнями громадян у державному архіві за 2016 рік
          [Рoзміщено 28.12.2016]

    Інформація про використання інформації документів державного архіву Донецької області в 2015 році
          [Рoзміщено 14.03.2016]

    Інформація про стан організації роботи із зверненнями громадян в держархіві Донецької області за 1 півріччя 2014 року
          [Рoзміщено 24.11.2014]

    Інформація про стан роботи із зверненнями громадян у держархіві Донецької області за 2013 рік
          [Рoзміщено 26.12.2013]

    Інформаційно-аналітична довідка про підсумки роботи зі зверненнями громадян у держархіві Донецької області за 9 місяців 2013 року
          [Рoзміщено 27.11.2013]

    Інформація про стан організації роботи із зверненнями громадян в держархіві Донецької області за 1 півріччя 2013 року
          [Рoзміщено 17.07.2013]

    Про підсумки роботи зі зверненнями громадян в держархіві області за 2012 рік
          [Рoзміщено 25.01.2013]

     
    Нормативна база

  • Закон України "Про звернення громадян" № 393/96-ВР від 02.10.1996

  • Закон України "Про засади державної мовної політики" № 5029-VI від 03.07.2012

  • Закон України "Про правила етичної поведінки" № 4722-VI від 17.05.2012

  • Указ Президента України "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" № 109/2008 від 07.02.2008

  • Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади
    (постанова Кабінету Міністрів України № 630 від 24.06.2009)
        [Розміщено 27.11.2013]

  • Основні правила роботи державних архівів України. (Схвалено колегією Держкомархіву України 03.02.2004, протокол № 2)

  • Порядок організації та проведення особистого прийому громадян у державному архіві Донецької області
    (наказ держархіву області № 44 від 16.07.2012)


  • Регламент роботи державного архіву області (наказ держархіву області № 33 від 24.05.2012)
    (див. п.7)

  • Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам
    (наказ Міністерства юстиції України від 19.11.2013 № 2438/5)
        [Розміщено 13.12.2013]

  • Порядок користування документами Національного архівного фонду України в державному архіві Донецької області
    (схвалено протоколом науково-методичної ради держархіву Донецької області № 5 від 17.10.2008)




  • Державний архів Донецької області © 2016