СХВАЛЕНО:

                                                                                                Протокол науково-методичної

                                                                                                ради держархіву Донецької

                                                                                                області

                                                                                                № ____ від ___________2005 р.

 

 

ПОРЯДОК

користування документами Національного архівного фонду України

 у Державному архіві Донецької області

 

 

1. Загальні положення

 

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про інформацію», Порядку користування документами НАФ України в державних архівах України, Положення про Державний архів Донецької області, затвердженого Донецькою облдержадміністрацією

від _______________ №  ______.

 

1.2. Цей Порядок стосуються користування документами Національного архівного фонду (далі НАФ), що зберігаються в Державному архіві Донецької області (далі архіві), здійснюється користувачами в читальних залах архіву.

 

1.3. Порядок встановлює основні вимоги щодо оформлення користувачів для роботи в читальних залах архіву, їх права та обов’язки,  а також організацію доступу до документів НАФ загального користування, порядок роботи з ними, а також копіювання документів архіву.

 

1.4. Платні послуги надаються користувачам згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затвердженими постановою Кабінетом Міністрів України від 07.05.1998 №639.

 

1.5. Читальні зали архіву працюють:

у понеділок, вівторок, середу з 9 до 16 годин,  

у п'ятницю з 9 до 15.30 годин,

четвер – неприйомний день,

субота, неділя – вихідні.

Перерва з 12.00 до 13.00 годин

 

2. Порядок оформлення осіб для користування документами НАФ

в читальних  залах архіву

 

2.1. Підставою для оформлення користувача до роботи в читальному залі архіву є його заява довільної форми на ім'я директора архіву. В ній вказуються прізвище, ім'я, по батькові користувача, місце його роботи (навчання), посада, науковий ступінь, учене звання, тема, над якою він працює, та її хронологічні межі.

 

2.2. Користувачі, які проводять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, подають документ, що посвідчує їх особу.

 

2.3. Дозвіл на роботу користувача у читальному залі надається директором архіву або його заступником строком на 1 рік від часу оформлення.

Якщо користувач працює над темою понад рік, то з дозволу директора архіву строк його роботи у читальному залі може бути продовжений.

У разі обрання нової теми користувач подає нову заяву.

2.4. На підставі документа, що посвідчує особу, завідувач читального залу видає користувачеві перепустку.

 

2.5. Користувачі ознайомлюються з даним Порядком, заповнюють анкету встановленого зразка (додаток 1). Своїм підписом в анкеті вони засвідчують факт ознайомлення з цим Порядком та зобов'язання виконувати їх.

 

2.6. Завідуючий читальним залом оформлює на кожного користувача справу, в склад якої входять його анкета, заява, замовлення та ін.

 

2.7. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, мають такі самі обов'язки щодо користування документами НАФ і користуються тими самими правами доступу, як і громадяни України.

 

3. Організація роботи користувачів у читальних залах архіву

 

3.1. Архів надає користувачам для роботи у читальному залі страхові копії або оригінали документів (справи, одиниці зберігання фотодокументів), довідковий апарат (путівники, описи, каталоги), а за дозволом керівництва архіву – облікові документи (справи фондів). Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються у бібліотеці архіву.

 

3.2. Справи та документи, на які в архіві існують фонди користування, за наявності відповідних технічних засобів, видаються до читальних залів архіву лише в копіях.

За наявності фонду користування оригінали документів, з метою забезпечення їх збереженості, видаються з дозволу керівництва архіву лише у виняткових випадках – для ознайомлення із зовнішнім виглядом документів, помітками, проведення текстологічного аналізу тощо.

 

3.3. Документи, а також довідковий апарат надаються на підставі письмового замовлення користувача по встановленому зразку (додаток 2). Користувачам видаються тільки ті справи, що належать до теми дослідження.

 

3.4. Користувачеві можуть бути видані щоденно не більш 5 описів та 10 справ, які за загальною кількістю аркушів не перевищують однієї тисячі аркушів.

Користувачеві щоденно видається не більш 50 од.зб. фотодокументів, 10 боксів мікрокопій, трьох годин екранного часу відеодокументів.

 

3.5. Описи, інші архівні довідники видаються користувачам для опрацювання строком до 5 днів; оригінали документів НАФ – до 10 днів; оригінали унікальних та особливо цінних документів видаються лише з дозволу керівництва архіву терміном до 5 днів; копії та друковані видання – до 1 місяця.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.

 

3.6. Друковані видання, примірники описів, що містяться у читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання описів, справ, документів не може перевищувати 2 робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

 

3.7. Якщо користувач не звертається за замовленими документами упродовж 10 днів, то їх повертають до архівосховища і вони можуть бути видані іншим користувачам.

Повторні замовлення користувачів виконуються не раніше ніж через місяць від попереднього замовлення.

 

3.8. Збільшення кількості щоденної видачі документів НАФ користувачеві, продовження строку користування документами та їх зберігання у читальному залі до початку ознайомлення з ними користувачів, встановлюється в кожному конкретному випадку керівництвом архіву як платна послуга.

 

 

3.9. Працівники архівосховища зобов’язані здійснювати поаркушне перевіряння справ перед їх виданням користувачеві, а працівник читального залу – після їх повернення користувачем.

 

3.10. Після одержання документів, користувач зобов’язаний перевірити їх стан та відповідність замовленню. Підпис користувача у бланку замовлення засвідчує його відповідальність за збереженість документів під час користування ними.

У разі виявлення користувачем відсутності аркушів, помилок у нумерації, пошкодження справ або мікрокопій, він повинен негайно повідомити про це працівника читального залу.

 

3.11. Обов’язком користувача є заповнення аркуша користування архівними документами у справі, з інформацією якої він ознайомився (додаток 3).

 

3.12. Щоденно, після завершення роботи, користувач повертає працівникові читального залу описи, справи (одиниці зберігання), довідковий апарат, друковані видання, що були  йому видані.

 

3.13. У позаробочий час замовлені користувачем документи зберігаються в шафах читального залу, доступ до яких має лише працівник читального залу.

 

3.14. Підставою для відмови у видавання користувачам документів можуть бути:

- наявність у документах інформації конфіденційного характеру; інформації про особу, таємниця якої охороняється відповідно до Закону України «Про інформацію»;

- незадовільний стан документів, який потребує проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій. Строк такого обмеження архівом не може перевищувати одного року і може бути продовжений з дозволу Державного комітету архівів України;

- особливі умови користування, встановлені фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником;

- необхідність виконання працівниками архіву службових завдань (довідкова робота, каталогізація, підготовка інформаційних документів);

- видача їх іншим користувачам;

- видача їх у тимчасове користування іншим установам і організаціям;

Архів має право відмовити в доступі до документів неповнолітнім, особам, які визнані судом недієздатними, та особам, які грубо порушували порядок користування архівними документами.

Про відмову в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово із зазначенням вичерпних підстав відмови.

 

3.15. З метою забезпечення збереженості документів користувачам забороняється:

- входити до читального залу архіву у верхньому одязі;

- вносити до читального залу без погодження з керівництвом архіву технічні засоби (комп’ютери, фотоапарати, відеокамери, копіювальні апарати, сканери тощо);

- вносити до читального залу портфелі, валізки, сумки, пакунки.

 

4. Видавання документів НАФ працівникам архіву та у тимчасове користування

за межами архіву

 

4.1. Документи НАФ видаються працівникам архіву на їх робочі місця для виконання службових завдань.

Строки видавання документів для архівних робіт установлюються керівництвом архіву й обумовлюються планами роботи.

 

4.2. В окремих випадках, як виняток, з огляду на особливості використання документної інформації (експонування на виставках, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів НАФ можуть видаватися юридичним особам у тимчасове користування за межами архіву.

 

4.3. У запиті на адресу керівництва архіву користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також дає гарантії забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення.

 

4.4. Видавання документів у тимчасове користування дозволяється лише за наявності в архіві їх страхових копій.

 

4.5. Рішення про видавання документів залежно від мети видавання приймається за наявності:

– угоди про експонування документів із зазначенням умов, в яких перебуватимуть документи під час експонування;

–  угоди про копіювання документів;

– угоди про проведення реставраційно-консерваційних робіт за умови, що вони здійснюються спеціалізованими закладами або юридичними чи фізичними особами, що мають ліцензії на проведення таких робіт;

– гарантійного листа юридичної особи – отримувача документів;

– письмового підтвердження архіву про наявність копій страхового фонду щодо документів, що видаються, та їх задовільного фізичного стану.

У разі видавання документів здійснюється грошова оцінка документів. Визначена ціна зазначається в переліку документів, що додається до відповідної угоди.

 

4.6. У разі згоди керівництва архіву видавання документів НАФ оформлюється актом (додаток 4).

 

4.7. Документи НАФ видаються для користування поза архівом на строк, що не перевищує 2 місяців.

Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасове користування на строк до 6 місяців.

 

4.8. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ у користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та підтвердженням їх наявності і дотримування нормативних умов зберігання.

 

4.9. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.

 

5. Організація виготовлення архівних копій на замовлення користувача

 

5.1. Замовлення на виготовлення архівних копій оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу ( додаток 5).

 

5.2. Виготовлення  архівом архівних копій здійснюється після оплати вартості замовлення згідно з Переліком платних послуг.

 

5.3. Виготовлення архівних копій особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, проводиться відповідно до умов, встановлених фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або їх правонаступником.

 

5.4. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану архівних документів, але не можуть перевищувати 1 місяць.

5.5. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виняткових випадках, з дозволу керівництва архіву.

 

5.6. Виготовлення архівних копій унікальних і особливо цінних документів здійснюється лише у виняткових випадках, з дозволу керівництва архіву, в обмежених обсягах, необхідних для відтворення в наукових публікаціях та експозиціях музеїв.

 

5.7. Якщо користувач замовляє копії унікальних або особливо цінних документів, за умови наявності мікрокопій або інших копій, то вони виготовляються лише з цих копій.

Не приймаються замовлення на копіювання документів у незадовільному стані (ветхі, пошкоджені, з затухаючим текстом) або якщо копіювання може спричинити погіршення стану документів.

 

5.8. На замовлення користувачів та відповідно до технічних  можливостей архів виготовляє ксерокопії,  мікрокопії і фотокопії документів.

 

5.9. Копії документів можуть бути використанні за темою і для цілей, вказаних у замовленні і підлягають передачі замовнику або їх повноважним представникам або надіслані за вказаною адресою. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

 

6. Права і обов’язки користувачів документами НАФ

 

6.1. Користувачі документами НАФ мають право:

- отримувати від архівів довідки про відомості, що містяться в документах і доступ до яких не обмежено;

- отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії у тимчасове користування за межами архіву;

- отримувати консультації працівників архіву щодо змісту і місцезнаходження документів та щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

- виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом;

- публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов’язковим посиланням на місця їх зберігання;

- користуватися з дозволу керівництва архіву технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп’ютер, диктофон тощо), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

- користуватися за погодженням з керівництвом архіву послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;

- оскаржувати у порядку підлеглості або у судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів.

 

6.2. Обов’язки користувачів документами НАФ:

- вчасно інформувати працівників архіву у разі зміни анкетних даних під час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;

- дотримуватися встановленого Порядку користування документами НАФ, своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не робити на них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; під час роботи з кіно- відео-, фото-, фонодокументами, електронними документам та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою;

- забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування; негайно інформувати працівників читального залу про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;

- заповнювати аркуш користування архівними документами ;

- не допускати перекручення або фальсифікації використаних відомостей, що містяться у документах НАФ;

- надавати архівам бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів;

- підтверджувати родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, або надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;

- вчасно інформувати працівників архіву про наміри використання документної інформації з комерційною метою.

 

7. Відповідальність за порушення Правил користування документами

Національного архівного фонду України в читальних залах

Державного архіву Донецької області

 

7.1. Користувачі, які зазначили у заяві або анкеті неправдиві відомості, тимчасово, строком до 1 року, позбавляються права працювати в читальному залі архіву та одержувати копії архівних документів.

 

7.2. Користувач не повинен допускати перекручення або фальсифікації використаних відомостей, що містяться в документах НАФ.

 

7.3. Користувачі, які грубо порушили Порядок користування документами Національного архівного фонду України у читальних залах Державного архіву Донецької області, за рішенням керівництва архіву можуть бути позбавлені права відвідувати читальні зали і одержувати копії архівних документів.

 

7.4. Спірні питання вирішуються у судовому порядку.

 

7.5. Користувачі, винні в псуванні, знищені, підробленні, крадіжці документів НАФ,  незаконному доступі до них, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України.